Kritische interne Kommunikation über Screens‍

Ein Leitfaden für HR und interne Kommunikation

‍In vielen Unternehmen ist interne Kommunikation inzwischen stark fragmentiert: E-Mail, Chat, Intranet, Meetings. Gerade bei zeitkritischen Informationen führt das häufig dazu, dass Mitarbeitende Informationen zu spät oder gar nicht erhalten. Digitale Screens im Unternehmen spielen hier eine besondere Rolle. Sie sind sichtbar, nicht optional und erreichen auch Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz. Richtig eingesetzt, sind sie ein verlässlicher Kanal für kritische und zeitnahe HR-Informationen.

Dieser Leitfaden zeigt, welche Inhalte auf HR-Screens gehören, wie sie formuliert werden sollten und wo klare Grenzen liegen.

Warum Screens für kritische HR-Informationen geeignet sind

Screens funktionieren anders als klassische Kommunikationskanäle. Sie sind kein Ort für Diskussion oder Erklärung, sondern für Orientierung.

Ihre Stärke liegt darin, dass sie:

• gleichzeitig viele Menschen erreichen
• unabhängig vom Endgerät funktionieren
• Aufmerksamkeit erzeugen, ohne aktiv abgerufen zu werden
• besonders gut für kurze, klare Hinweise geeignet sind

Gerade bei kurzfristigen oder sicherheitsrelevanten Informationen ist das ein entscheidender Vorteil.

Was unter „kritischen & zeitnahen Informationen“ zu verstehen ist

Kritisch bedeutet nicht automatisch „Krise“.

Gemeint sind Informationen, die den aktuellen Arbeitstag oder die unmittelbare Arbeitsumgebung betreffen und deshalb schnell wahrgenommen werden müssen.

Typische Beispiele:

• kurzfristige organisatorische Änderungen
• Hinweise zu IT-Systemen
• Sicherheits- oder Gebäudethemen
• Management- oder CEO-Informationen mit aktueller Relevanz

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1. CEO- und Management-Mitteilungen

CEO-Botschaften auf Screens sollten sachlich und ruhig formuliert sein. Der Screen ersetzt kein Townhall-Meeting und keine E-Mail, sondern kündigt Informationen an oder gibt eine erste Einordnung.

Geeignete Anwendungsfälle:

• kurzfristige Management-Entscheidungen
• Hinweise auf anstehende Veränderungen
• Einordnung aktueller Entwicklungen

Wichtig ist, dass Screens keine Details transportieren, sondern auf weiterführende Informationen verweisen.

Beispiele:

• „Wichtige Information vom CEO – bitte beachten“
• „Mitteilung der Geschäftsführung“
• „Aktuelles Management-Update“

2. Organisatorische Änderungen im Arbeitsalltag

Alles, was den täglichen Ablauf unmittelbar beeinflusst, gehört auf den Screen.

Dazu zählen unter anderem:

• Standortschließungen oder -einschränkungen
• geänderte Öffnungszeiten
• kurzfristige Anpassungen der Arbeitsorganisation

Beispiele für geeignete Screen-Texte:

• „Eingeschränkter Betrieb am Standort heute ab 14:00 Uhr.“
• „Bitte heute bevorzugt im Homeoffice arbeiten.“
• „Kurzfristige organisatorische Anpassung.“

Die Information sollte klar, neutral und ohne Begründung formuliert sein.

3. IT- und Systemhinweise

IT-Informationen gehören zu den häufigsten kritischen Inhalten auf Screens. Gleichzeitig besteht hier die Gefahr, zu technisch zu werden.

Auf Screens sollten nur folgende Punkte kommuniziert werden:

• Status (z. B. Wartung, Störung)
• grober Zeitraum
• Hinweis, dass an einer Lösung gearbeitet wird

Beispiele:

• „Geplante Systemwartung heute ab 18:00 Uhr.“
• „Aktuelle IT-Störung – das Team arbeitet an der Lösung.“
• „E-Mail-System derzeit eingeschränkt verfügbar.“

Technische Details gehören nicht auf den Screen.

4. Sicherheits- und Notfallhinweise

Screens sind ein wichtiger Bestandteil der Sicherheitskommunikation, insbesondere an größeren Standorten.

Typische Inhalte:

• Evakuierungshinweise
• Sicherheitsübungen
• präventive Hinweise

Beispiele:

• „Bitte bleiben Sie ruhig und folgen Sie den Anweisungen.“
• „Sicherheitsübung heute um 15:00 Uhr.“
• „Bitte halten Sie die Fluchtwege frei.“

Hier gilt: klare Sprache, keine Zusatzinformationen, keine Bilder mit Ablenkung.

5. Ad-hoc-Informationen mit Tagesrelevanz

Nicht jede Information ist langfristig relevant. Viele Hinweise gelten nur für einen Tag oder wenige Stunden.

Beispiele:

• „Wichtiger Hinweis für den heutigen Arbeitstag.“
• „Kurzfristige Änderung im Tagesablauf.“
• „Aktuelle Information – gültig für heute.“

Solche Inhalte sollten nach Ablauf konsequent aus dem Screen-Loop entfernt werden.

Gestaltungsgrundsätze für kritische HR-Screens

Unabhängig vom Inhalt gelten einige grundlegende Regeln:

• Eine Botschaft pro Slide
• Kurze Texte (maximal 3–4 Zeilen)
• Klare visuelle Hierarchie
• Ruhige Farben, hoher Kontrast
• Keine Icons oder Animationen bei kritischen Inhalten

Screens sind kein Ersatz für ausführliche Kommunikation, sondern ein Signalmedium.

Was nicht auf kritische HR-Screens gehört

• lange Erklärungen
• Bewertungen oder Emotionen
• mehrere Themen auf einem Slide
• Humor oder Ironie
• Diskussionen oder Meinungen

Alles, was erklärt oder diskutiert werden muss, gehört in andere Kanäle.

Fazit

Gute interne Kommunikation zeigt sich besonders dann, wenn Informationen schnell, klar und verlässlich ankommen. Richtig eingesetzte HR-Screens schaffen Orientierung, reduzieren Unsicherheit und stärken Vertrauen – gerade in Situationen, in denen Zeit eine Rolle spielt. Weniger Text, klare Botschaften und konsequente Priorisierung sind dabei entscheidend.